Tout ce qu’il faut savoir sur la facturation électronique

La digitalisation dans le monde des entreprises progresse à une vitesse grand V. Et cela s’applique aussi à la facturation. Si vous êtes une entreprise belge assujettie à la TVA, vous avez probablement déjà entendu parler de la facturation électronique via le réseau PEPPOL ?

À partir du 1^er janvier 2026, toutes les entreprises devront envoyer et recevoir leurs factures pour les transactions B2B via le réseau PEPPOL.

Il est donc essentiel pour les entreprises de comprendre ce changement, mais aussi de s’y préparer et de l’anticiper.

Mais qu’est-ce que PEPPOL ? Comment cela fonctionne-t-il ? Quels sont les avantages ? Et comment Altiore peut vous aider à vous préparer à ce changement ? On vous explique tout en détail à travers cet article.

Qu’est-ce que PEPPOL ?

PEPPOL, ou « Pan-European Public Procurement Online », est un réseau sécurisé qui permet l’envoi et la réception de factures dans un format standardisé et conforme à la législation.

En Belgique, l’utilisation de PEPPOL est déjà obligatoire pour les factures envoyées aux administrations publiques (B2G – Business to Government) depuis 2024. Dès janvier 2026, cette obligation s’étendra également aux transactions entres entreprises (B2B – Business to Business).

L’objectif de PEPPOL est de simplifier et rendre plus rapide, plus efficace et plus sécurisé l’ensemble du processus, allant des achats aux paiements.

Comment fonctionne le réseau PEPPOL ?

L’envoi et la réception de factures via le réseau PEPPOL se fait en plusieurs étapes :

Création de la facture: L’entreprise émettrice génère une facture électronique dans un format structuré (souvent UBL, conforme aux standards PEPPOL).
Envoi via un point d'accès PEPPOL: La facture est transmise à un point d’accès certifié PEPPOL (aussi appelé “Access Point”), qui agit comme un “fournisseur d’accès” au réseau PEPPOL.
Acheminement sécurisé via le réseau: Le réseau PEPPOL identifie automatiquement le destinataire à l’aide de son identifiant unique (le PEPPOL ID) et achemine le document vers son propre point d’accès.
Réception par le destinataire: Pour autant que votre logiciel comptable le prévoit, Le destinataire reçoit la facture dans son propre système comptable, via son point d’accès PEPPOL. La facture est intégrée automatiquement dans le système ERP/comptable du destinataire, permettant un traitement fluide, rapide et sécurisé.

Les factures électroniques

Il est important de prendre en considération que seules les factures électroniques peuvent être envoyées via le réseau PEPPOL. Une facture numérique, telle qu’un fichier PDF ou Excel, ne suffira pas.

Une facture électronique est une facture standardisée au format UBL, aussi appelé « Universal Business Language ». Cela signifie que tous les champs d’information figurant sur une facture (montant, date, expéditeur, coordonnées de facturation, …) sont toujours encodés de la même manière. Si le destinataire et l’expéditeur sont tous les deux connectés au réseau PEPPOL, ces champs d’information pourraient être automatiquement traités et enregistrés dans le système du destinataire. Dans certains cas, fini donc de devoir retaper manuellement les informations de facture dans votre système comptable !

Les avantages de la facturation électronique via PEPPOL

L’obligation de passer par la facturation électronique via PEPPOL représente sans aucun doute un grand changement pour nos nombreuses entreprises. Mais celle-ci présente de nombreux avantages :

Un gain de temps: L’envoi d’une facture électronique via le réseau PEPPOL garantit sa lecture et son enregistrement automatiques, ainsi que son paiement automatique après approbation. Vous ne devriez plus saisir manuellement les factures, ce qui vous fera gagner un temps considérable. Le destinataire pourra également traiter et payer vos factures beaucoup plus rapidement.
Une diminution du risque d’erreurs: Le traitement automatique des factures via le réseau PEPPOL implique également une réduction du travail manuel, et donc, une diminution du risque d’erreurs.
Une comptabilité toujours à jour: Avec PEPPOL, toutes les factures entrantes et sortantes seront traitées immédiatement, ce qui vous garantit une comptabilité toujours à jour et une visibilité en temps réel sur vos opérations comptables.
Une sécurité accrue: Le réseau PEPPOL, accessible uniquement via des points d’accès certifiés, garantit l’intégrité des échanges et la confidentialité des données, tout en réduisant les risques de fraude.

Altiore vous aide à passer à la facturation électronique

Face à l’obligation de passer à la facturation électronique via PEPPOL dès 2026, Altiore a déjà anticipé vos besoins. Quelle que soit la solution de facturation utilisée dans votre entreprise, nous disposons d’outils concrets et de l’expérience nécessaire pour vous garantir une transition fluide et conforme.

Des solutions pour les logiciels distribués: Pour les logiciels que nous distribuons (Sage BOB, Batigest Connect, …), des connecteurs PEPPOL sont déjà intégrés ou en passe de l’être, assurant une compatibilité immédiate avec la nouvelle législation.
Des solutions pour les logiciels développés par Altiore: Nous sommes également éditeurs de notre propre solution ERP : EGlobal. Celle-ci a été adaptée pour répondre aux exigences de la facturation électronique, garantissant une transition fluide et efficace.
Des solutions pour les outils de facturation « maison » (même Excel): Vous avez développé votre propre outil de facturation ou disposez d’un système « maisons » (comme la facturation sur Excel) ? Nous pouvons aussi vous accompagner pour permettre à votre entreprise de respecter les exigences du réseau PEPPOL.

Quelle que soit votre situation, nous avons une solution à vous proposer pour passer à la facturation électronique en toute sérénité.

Notre méthodologie : un accompagnement de A à Z

Prêt à passer à la facturation électronique ? Ce changement se fera en 3 étapes :

Analyse de vos besoins: Nous commençons par un audit personnalisé de votre système de facturation. L’objectif est de comprendre vos outils existants, vos contraintes et votre volume de facture.
Proposition personnalisée: Sur base de l’audit, nous vous proposons une solution adaptée à votre réalité.
Implémentation concrète : Nous assurons ensuite la mise en œuvre de la solution afin de vous rendre opérationnel rapidement, en toute conformité.

Prenez les devants, n’attendez pas l’échéance de 2026 pour passer à la facturation électronique.

Prêt à passer à l'action ?

La facturation électronique via le réseau PEPPOL représente bien plus qu’une obligation légale : c’est une réelle opportunité pour sécuriser et optimiser votre système de facturation. Anticiper cette transition dès maintenant vous permettra non seulement de rester en conformité, mais aussi de gagner en efficacité et en sérénité.

Et si on en discutait ?

Chez Altiore, nous avons déjà mis en place ces solutions chez de nombreux clients, dans des secteurs variés. Nous sommes prêts à vous accompagner, quelle que soit votre situation. Contactez-nous dès aujourd’hui pour planifier un audit de vos besoins et démarrer votre transition vers la facturation électronique en toute simplicité.