Digitalisation

Quelle que soit la taille de votre entreprise, la gestion quotidienne de vos factures entrantes peut s’avérer très chronophage ou couteuse en ressources humaines. Et pourtant, être à jour dans sa comptabilité avec des factures honorées dans les délais est la base de tout structure saine.

Pour faciliter votre quotidien, nous avons mis en place différents outils de digitalisation : Scan et Scan +.

La digitalisation vous permet d’accéder de manière simple et rapide à vos documents importants quel que soit le lieu où vous vous trouvez. L’internationalisation, la crise sanitaire, l’évolution vers la diminution du papier… Les raisons qui ont conduit la plupart des entreprises à se digitaliser sont nombreuses.

Scan

Pour Scan, il suffit de posséder une imprimante pouvant imprimer des étiquettes et un scanner. Chaque facture reçue se voit ainsi apposer une étiquette avec un code à barres. Le scanner identifie ce code et relie, dans votre système (ou ERP) le document scanné et l’écriture comptable créée par votre équipe administrative. L’objectif : pouvoir, en cliquant sur une écriture comptable, retrouver en un clic le document concerné sans fouille inutile.

  • Vos documents centralisés
    Scan vous permet de digitaliser vos documents, de les centraliser et de les consulter 24/7. Cela vaut tant pour une facture que pour un bon de réception signé par un magasinier. Plus de perte de documents ni de fouille archéologique. Une simple étiquette vous permet d’avoir tout sous la main.
  • Du temps gagné pour vos équipes
    Fini le double encodage : lorsque votre équipe administrative encode les factures, il n’est plus nécessaire d’y ajouter manuellement une version scannée du document. Scan peut être rapidement mis en œuvre sans nécessité de matériel ou de budget conséquents.
  • Un pas de plus vers le « paperless »
    Moins de document papier pouvant facilement se volatiliser pour plus de facilité dans la consultation et la centralisation, en toute sécurité, de documents digitalisés.
  • De nombreuses utilisations possibles
    Scan peut se combiner avec un module d’approbation de facture. De cette manière, lorsque le document est scanné, il est directement envoyé dans un flux d’approbation soit au travers de notre ERP eGlobal, soit sur smartphone. Les membres de l’équipe peuvent ainsi approuver ou refuser des factures, y intégrer des commentaires ou ajouter des documents justificatifs, par exemple.

Scan +

Scan + est une version un peu plus poussée de Scan. Le principe reste le même, à savoir : fluidifier le processus de paiement et permettre une gestion facilitée et centralisée des documents en les digitalisant. Cet outil va toutefois un peu plus loin grâce à la ROC (reconnaissance optique de caractères), une forme de reconnaissance virtuelle, qui limite encore davantage l’intervention humaine. 

Avec Scan +, le processus d’encodage et de validation de factures fonctionne comme une machine bien huilée :

  • Le fournisseur est invité à envoyer sa facture directement à une adresse email.
  • Le système analyse les informations contenues sur la facture (nom du fournisseur, libellé, montants, numéro de TVA etc) et pré-génère une écriture comptable provisoire que l’équipe en charge n’a plus qu’à valider.
  • La facture digitalisée (sous la forme d’un PDF) et l’écriture comptable validée sont ensuite intégrées automatiquement dans le logiciel de gestion (ou ERP).
  • La facture passe alors dans le module d’approbation pour que le paiement soit validé par qui de droit. Le système fonctionne en auto-learning et retient qui sont les personnes habilitées à valider quel type de document.

En somme, le système gère seul la préparation de toutes vos factures entrantes. Au final, le coût au traitement d’une facture est réduit par rapport à l’impression et au traitement manuel.

Digitalisation et dématérialisation

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