Comment choisir un ERP ?
Face à un monde qui va de plus en plus vite et qui impose des décisions rapides, un nombre croissant d’entreprises se tournent vers un ERP. 39% des PME y recouraient en 2014 contre 54% en 2020.
ERP est l’acronyme de « Enterprise Resource Planning » ou planification des ressources d’entreprise en Français. En résumé, ce logiciel de gestion d’entreprise intègre tous les aspects de l’organisation et rassemble l’ensemble des informations en un seul endroit. L’objectif ? Gagner en temps, en productivité et faciliter la prise de décision en temps réel.
Choisir l’outil informatique que la plupart de ses équipes vont utiliser tous les jours ne se fait pas à la légère. Voici donc quelques conseils pour choisir votre logiciel de gestion d’entreprise.
Pourquoi recourir à un ERP ?
Le fait de recourir à un ERP n’est pas lié à la taille de l’entreprise ni à son secteur d’activité, mais plutôt aux défis qu’elle rencontre :
- Défis opérationnels : il s’agit souvent d’une volonté d’optimiser le temps de production, la gestion des stocks, la coopération entre équipes, la sécurisation des données… L’entreprise cherche des manières de mieux faire circuler l’information en interne ou de gagner du temps, en évitant par exemple le double encodage de données.
- Défis commerciaux : dans l’objectif d’améliorer ses performances de vente, l’entreprise souhaite un CRM pour améliorer le suivi de ses clients, de ses leads et suivre le chiffre d’affaires réalisé par ses équipes. Il y a aussi la volonté de digitaliser les documents pour que l’information soit plus facilement disponible pour les équipes de management, les services support ou mêmes les clients.
- Défis liés à la croissance de la société : plus la structure grandit, plus le besoin de centralisation augmente. Cela signifie souvent plus de clients, de fournisseurs, de personnel et dès lors, une impérieuse nécessité de disposer d’informations en temps réel pour piloter l’entreprise et garder une vue hélicoptère. S’y ajoute l’impératif d’analyser la rentabilité des projets en tenant compte de l’intégralité des coûts.
Comment choisir un logiciel de gestion d’entreprise ?
Si vous êtes confronté à des défis similaires, vous vous êtes sûrement déjà demandé s’il existait un logiciel de gestion d’entreprise pouvant répondre à tous vos besoins. Chaque entreprise étant unique, ce n’est pas toujours facile de trouver, sur le marché, l’outil qui convient. Il est parfois nécessaire de l’élaborer sur-mesure. Voici 4 questions à vous poser afin de faire le meilleur choix.
Quelles sont les fonctionnalités dont j’ai besoin ?
Il s’agit de bien identifier vos besoins pour démarrer. Ne partez pas de la description d’un ERP pour voir s’il peut s’appliquer à votre situation, mais listez ce que vous aimeriez que l’outil vous apporte, dans l’idéal.
L’idée est de définir, dans un premier temps, les différents modules dont vous avez besoin et ensuite, les fonctionnalités utiles pour vous au sein de ces modules.
Il existe une large variété de modules : CRM, finance, achats, vente, gestion des stocks, modules de relation… Les fonctionnalités qui vous intéressent sont étroitement liées à votre manière de fonctionner, vos contraintes, vos équipes.
Ainsi, cela peut être un logiciel de gestion des stocks avec emplacement, scan des code-barres, réapprovisionnement des commandes…
Au sein des modules commerciaux, il existe de nombreuses fonctionnalités : conception et relance des offres, création de factures, visualisation des échéances et des paiements…
Demandez-vous quels modules et fonctionnalités vous permettraient d’améliorer votre productivité. C’est sur la base de votre liste que s’établit le cahier des charges
Est-ce que cet outil est évolutif ?
C’est une question clé. La réalité de votre entreprise aujourd’hui n’est pas celle de demain. Hors de question donc de vous retrouver coincé avec un outil qui ne suit pas votre évolution au risque qu’il soit rapidement dépassé.
Pour éviter cela, il est important de choisir un logiciel de gestion d’entreprise modulable et flexible, qui peut évoluer en permanence en fonction de la croissance de la société et de l’évolution des objectifs.
Est-ce que mon ERP est compatible avec mes autres programmes ?
Autre élément important auquel veiller : la compatibilité. La force d’un logiciel de gestion d’entreprise est de centraliser des informations disponibles en différents endroits. Il doit donc pouvoir communiquer avec vos différents outils métier existants. Cela peut être le programme de suivi de flotte, de suivi de chantier, de gestion des fiches de paie, Isabel, Bob50… Il s’agit des outils spécifiques à certains secteurs voire même à certaines fonctions au sein de l’organisation.
Il doit aussi pouvoir communiquer avec les outils de vos partenaires et fournisseurs.
De qui dois-je m’accompagner ?
Vous allez avoir besoin de conseils et d’aide pour formuler et rassembler les attentes de vos équipes. Si vous vous lancez dans la mise en place d’un logiciel de gestion d’entreprise, faites le choix d’un partenaire et non d’un prestataire. Consultez une société spécialisée pour bénéficier de l’expérience rencontrée sur d’autres projets, de son input sur ce qui a bien fonctionné chez d’autres et les pièges à éviter. Idéalement, essayez d’identifier un partenaire qui connait bien votre secteur et votre métier.
Comment mettre en place un ERP ?
La mise en place d’un logiciel de gestion d’entreprise est un vaste chantier qui doit se concevoir dans une perspective de change management. L’implication du client est un facteur clé de la réussite du projet.
Dès le départ, on définit un responsable projet en interne et des « key users », c’est-à-dire des utilisateurs représentatifs qui font le pont entre leurs collègues utilisateurs et le fournisseur ERP. Lors de la mise en place de l’ERP, ils absorbent les informations qui émanent du terrain et les remontent au responsable du projet qui les formule à l’installateur.
La mise en œuvre se fait étape par étape. Parfois, l’entreprise commence petit pour évoluer et développer le module au fur et à mesure des besoins.
L’approche d’Altiore, décrite par Nicolas Hougrand, IT Team manager
En tant qu’éditeur d’un ERP : E-Global, notre objectif est de développer le bon outil, à la bonne place, au bon moment.
Au fil du temps et des projets, nos collaborateurs se sont spécialisés dans certains modules. Du coup, on fait appel à leur expérience en fonction du projet, qui profite de cette manière des bonnes pratiques implémentées ailleurs.
Nous sommes les éditeurs de notre ERP et dès lors nous pouvons adapter les fonctions standards et les faire correspondre aux besoins du client. Nous ne sommes donc pas limités à des contraintes techniques ou des fonctionnalités standards figées. Cela nous permet de créer un outil tout à fait personnalisé et évolutif.
Notre produit s’adapte et peut s’implémenter dans bon nombre de métiers différents : services, production, fabrication, distribution, logistique, construction… Dans ces différents métiers, l’ERP est paramétré en fonction des processus de l’entreprise.
La mise en place d’un ERP est un process qui évolue tout le temps pour peaufiner les fonctionnalités, s’adapter à l’évolution du client, au retour des utilisateurs, aux nouveautés… Pour cela, on travaille de manière agile et en véritable partenariat avec nos clients au travers de contacts réguliers.
Pour mettre en place un ERP, pas besoin d’être une grosse structure : l’outil s’adapte à la taille, au budget et au temps que l’entreprise peut y consacrer. Il y a déjà moyen de bien se simplifier la vie avec un budget modeste.
- Nicolas Hougrand
- IT Team manager
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Le saviez-vous ? Les phases d’audit, de cahier des charges de l’élaboration d’un ERP et l’accompagnement peuvent être subsidiées par la Région Wallonne. Nous disposons de plusieurs personnes accréditées permettant à nos clients de bénéficier de ces aides.
« Nous avons implémenté les différents modules petit à petit et on peut dire, avec le recul, qu’il y a eu un énorme changement entre l’avant et l’après. »
Notre objectif était d’avoir un seul programme à ouvrir le matin, répondant à tous nos besoins et intégrant les contraintes de notre métier, à savoir la blanchisserie industrielle.
Outre les modules plus classiques, comme la comptabilité, les achats, les ventes, nous voulions surtout un outil nous permettant d’assurer la traçabilité de nos vêtements tout au long de leur cycle de vie. Un « simple » ERP n’aurait pas suffi, le programme devait intégrer nos code-barres et nous permettre de savoir, à tout moment, où chaque textile se trouve.
Nous avons fait des réunions régulières avec les membres de l’équipe en charge du projet pour qu’ils comprennent bien notre métier et ce que nous voulions. L’important, pour nous, était d’avoir un système évolutif, flexible, qui nous permette aussi de rester réactifs par rapport aux besoins de nos clients.
Nous avons implémenté les différents modules petit à petit et on peut dire, avec le recul, qu’il y a eu un énorme changement entre l’avant et l’après.
Aujourd’hui encore, nous faisons toujours évoluer notre programme en fonction de nouveaux besoins qui émergent, on y apporte des améliorations, des ajouts… On a incorporé un espace client sur notre site web, accessible via login et mot de passe pour faciliter la vie de nos clients. Le personnel a uniquement accès aux modules dont il a besoin, ce qui rend la prise en mains de l’outil très facile. Son utilisation est conviviale et intuitive et, comme tout est digitalisé, cela nous permet de retrouver de l’information facilement et de garder une vue d’ensemble.
Pour nous, c’est donc une collaboration efficace qui dure depuis plus de 30 ans avec toujours une personne de contact à appeler en cas de besoin.
- Sabine DEMELENNE
- Responsable Service Administratif, DEPAIRON S.A.